Během letních měsíců využila řada podnikatelů příznivého počasí pro nejrůznější opravy a úpravy prostor, ve kterých podnikají. Někdy tím ale připravili horké chvilky v nadcházejícím podzimu pro účetní, kteří budou muset správně posoudit, jestli se ve firmě z účetního a daňového hlediska dělaly opravy, údržba nebo technické zhodnocení.
Představme si, že ve firmě Mraky s.r.o. proběhla v srpnu rekonstrukce výrobních prostor. Přesně takto bude znít text na přijaté faktuře od stavební firmy, která zakázku provedla: „Fakturujeme vám rekonstrukci vaší dílny na výrobu deštníků.“ Paní účetní Nováková, která přijde po dovolené do práce a s novou chutí se pustí do účtování, se samozřejmě nespokojí jen s tímto jedním účetním dokladem, ale začne se pídit po dalších dokladech a informacích, které jí pomohou tento případ vyřešit. Proč nestačí takto napsaná faktura?
Jde o to, že ze slova rekonstrukce nelze přesně zjistit, co se ve firemních prostorách udělalo.
Dejme tomu, že stavební firma byla najata na to, aby vyměnila staré, prošlapané a nehezké lino za nové, dále aby vyměnila okna se starými dřevěnými rámy za okna plastová a na závěr aby prostory vymalovala. V tomto případě paní účetní správně usoudí, že celá částka na přijaté faktuře je částka za opravy a že půjde do daňově uznatelných nákladů. Opravou se totiž rozumí úkony, kterými se odstraňují důsledky částečného fyzického opotřebení nebo poškození a jejím účelem je uvedení opotřebené nebo poškozené věci do předchozího nebo provozuschopného stavu. K tomu je možné použít i jiné než původní materiály, součástky nebo technologie. V tomto případě tedy staré lino za nové, dřevěná okna za plastová.
Stavební firma měla spíše na faktuře uvést, že fakturuje opravy provedené ve firmě. Nicméně není rozhodující, co je napsáno, ale k čemu ve skutečnosti došlo! Aby to firma Mraky s.r.o. mohla prokázat, musí mít k dispozici i jiné důkazy než pouze přijatou fakturu. Je na to potřeba myslet už při plánování stavebních prací a mít k dispozici např. projektovou dokumentaci, ve které se podrobně popíše, o jaké práce se bude jednat, stavební deník, který bude řádně vedený a třeba i fotodokumentaci v případech, které bude náročné zcela správně posoudit.
Paní Nováková ve firmě Mraky s.r.o. ale z výše uvedených důkazů mohla zjistit, že opravdu šlo o rekonstrukci – v prostorách dílny na výrobu deštníků se kumbál, do té doby využívaný jen na hromadění nepotřebných věcí, přebudoval na šatnu se dvěma sprchami. Rekonstrukcí se totiž rozumí takové zásahy do majetku, které mají za následek změnu jeho účelu nebo jeho technických parametrů. V tomto případě šlo o změnu v užívání části stavby. Rekonstrukce je pak technické zhodnocení, což je pojem užívaný jen pro účetní a daňové účely. Hodnota technického zhodnocení, která převýší u jednotlivého druhu majetku za jedno zdaňovací období 40 000 Kč se nesmí zaúčtovat přímo do nákladů, ale zvýší vstupní cenu majetku a do nákladů se dostane prostřednictvím zvýšených odpisů.
Pokud v dílně dělala stavební firma všechny výše uvedené práce, tj. výměnu lina a oken, malování a změnu kumbálu na šatnu se sprchami, bude to pro paní Novákovou nejnáročnější úkol, protože bude muset částku na faktuře rozdělit na opravy a na technické zhodnocení. Pokud by to vyřešila špatně, má to pochopitelně za následek nesprávné stanovení základu daně, chybný odvod daně a při kontrole finančního úřadu doměrky daně a s tím související sankce.
Pokud by to situace vyžadovala, může paní Nováková za formu Mraky s.r.o. požádat finanční úřad o tzv. závazné posouzení, kdy finanční úřad vydá rozhodnutí o tom, jestli jde o opravu nebo technické zhodnocení. Tento proces je ale poměrně administrativně náročný a navíc zpoplatněný částkou 10 000Kč, takže menší firmy častěji spoléhají na to, že se s posouzením vypořádají samy.
V každém případě je potřeba této problematice věnovat značnou pozornost.
Autorka článku: Ing. Miroslava Kroftová
Napsáno: Srpen 2012